Il mondo digitale in cui viviamo da tempo non ha messo in secondo piano momenti come gli eventi aziendali. Nell’era dell’intelligenza artificiale, il networking e l’emozione che regala la visione dal vivo, per la prima volta, di un determinato prodotto, possono fare la differenza.
Ecco perché è il caso di prendere in considerazione alcuni consigli che possono aiutare a organizzare eventi aziendali vincenti.
Crea un team dedicato
Quando si organizza un evento aziendale, non si può pensare, nel momento in cui si decide di non rivolgersi a un’agenzia, di gestire il processo nei momenti morti. Essenziale è dedicare un team specifico, che si occupi solo di quello per almeno un anno.
Sì, hai capito bene: per avere la certezza di organizzare un evento aziendale di vero successo, è necessario partire circa dodici mesi prima.
Scegli bene i relatori
Se sono previsti interventi di relatori e speaker, è bene informarsi non solo in merito alla loro professionalità, ma anche documentarsi sull’unicità del progetto che hanno intenzione di presentare.
Un evento aziendale ben organizzato può diventare un vero e proprio brand – approfondiremo questo aspetto nelle prossime righe – e, di riflesso, è cruciale che i momenti che lo caratterizzano siano unici e non una replica di altri eventi dello stesso settore.
Il naming perfetto
Un evento, come già detto, è un brand. Alla luce di ciò, in fase di organizzazione è essenziale trovare il nome perfetto. Bisogna studiarlo non solo puntando all’unicità, ma cercando di trasmettere un messaggio preciso, legato a determinati valori.
La creazione del sito
Sempre nell’ottica del lavoro sulla brand identity dell’evento, è importantissimo, prima della data fatidica, creare un sito dedicato.
Quest’ultimo deve contenere informazioni chiare e aggiornate sulle modalità di prenotazione, ma anche sui profili professionali dei relatori.
Ovviamente deve essere caratterizzato da determinati colori o di una palette cromatica preventivamente scelta e in grado, come qualsiasi elemento grafico, di richiamare valori e messaggi specifici.
Scelta strategica della location
La scelta della location eventi deve essere gestita con un approccio strategico. Si parte considerando la vicinanza rispetto alle stazioni di mezzi pubblici come treni e/o autobus, senza dimenticare l’accessibilità da parte di soggetti con disabilità motoria.
Fra le altre caratteristiche che possono fare la differenza e far parlare di un evento non semplicemente di successo, ma memorabile, è possibile annoverare la presenza di una reception dedicata, ma anche quella di spazi scenografici suggestivi.
La gestione dei preventivi
Altro consiglio per un evento aziendale vincente prevede il fatto di chiedere, in fase di ricerca dei fornitori, almeno due o tre preventivi per ogni prodotto e/o servizio.
Il budget per la comunicazione e la promozione
Affinché l’evento aziendale sia davvero di successo, è necessario stanziare fin da subito un budget adeguato per la comunicazione e la promozione e lavorare anche di strategia per quanto riguarda le inserzioni sui social media.
Se non si hanno in house professionisti in grado di gestire questi aspetti, il consiglio è quello di rivolgersi a un’agenzia o a un freelance esperto, in grado di presentare diverse case history proprio nel campo degli eventi.
Tra i fattori principali sui quali soffermarsi è il caso di menzionare il numero di partecipanti, così come le vendite del prodotto presentato negli immediati giorni dopo l’evento.
L’importanza del post evento
L’evento conta, ma anche il post ha il suo perché se si punta a rimanere impressi nella mente del proprio target. Essenziale è inviare una mail di ringraziamento, possibilmente caratterizzata dalla presenza di un questionario di gradimento.
Per la compilazione di quest’ultimo, si deve fornire un piccolo omaggio – l’utente ha infatti messo a disposizione tempo e dati – che può prevedere, per esempio, uno sconto sul biglietto per l’edizione successiva o su un prodotto e/o servizio dell’azienda.
