Dalla vendita al magazzino: perché un negozio funziona meglio quando cassa, scorte e clienti dialogano tra loro

In un negozio, una vendita apparentemente semplice produce una quantità di informazioni superiore a quella che passa davanti agli occhi del cliente. Un articolo esce dal punto vendita, la sua giacenza cambia, viene registrato un incasso, può essere associato a un cliente, può incidere su una promozione o su una raccolta punti e, se lo stesso prodotto è venduto online, dovrebbe modificarsi anche la disponibilità mostrata sull’e-commerce. Il problema operativo nasce quando ciascuno di questi passaggi viene gestito da uno strumento diverso e le informazioni non sono aggiornate contemporaneamente.

Finché le referenze sono poche, il volume delle vendite è contenuto e il titolare conosce quasi a memoria ciò che si trova sugli scaffali, molte incongruenze possono essere corrette manualmente. La situazione cambia con l'aumento degli articoli, delle varianti, delle transazioni o dei punti vendita. A quel punto il vero tema non è informatizzare singole operazioni, ma mantenere coerente il dato mentre la merce si sposta, viene venduta, resa, ordinata o trasferita.

Per questo un software gestionale per negozi assume un significato diverso rispetto al semplice programma di cassa: diventa l'infrastruttura che collega ciò che accade al banco con il magazzino e con le altre attività commerciali.

Quando ogni attività ha il proprio dato, il negozio perde una visione comune

La frammentazione può presentarsi in modi molto ordinari. La cassa registra una vendita, mentre il magazzino viene aggiornato a fine giornata. Un ordine a un fornitore viene compilato partendo da un foglio elettronico. Le anagrafiche dei clienti si trovano in un altro programma ancora. Le promozioni vengono configurate separatamente e gli articoli pubblicati online sono mantenuti attraverso il pannello dell'e-commerce. Nessuno di questi strumenti, preso singolarmente, è necessariamente inadeguato. La criticità sta negli intervalli che si creano tra un sistema e l'altro.

Una giacenza, per esempio, non è un numero statico. Durante una giornata può cambiare per una vendita, un reso, un nuovo carico, un trasferimento, una rettifica inventariale o un ordine che impegna una determinata quantità. Se il punto cassa possiede un dato e il sistema utilizzato per la gestione magazzino ne possiede un altro, occorre stabilire quale dei due rappresenti realmente la merce disponibile. Lo stesso problema diventa ancora più evidente quando un articolo è acquistabile contemporaneamente in negozio e sul web.

Il principio è riconosciuto anche nelle architetture sviluppate per il retail su scala più ampia. GS1, attraverso il Global Data Model, pone l'accento sulla necessità di attributi di prodotto coerenti per attività che vanno dalla pubblicazione e dall'ordine fino allo stoccaggio, alla movimentazione e alla vendita. IBM affronta lo stesso problema dal punto di vista dell'inventory visibility, cioè la capacità di ottenere una visione aggiornata dell'inventario attraverso sedi e canali differenti. Microsoft utilizza esplicitamente il concetto di single source of truth, una fonte comune dalla quale ricavare lo stato dell'inventario.

Per un'attività commerciale di dimensioni più contenute la tecnologia può essere molto diversa, ma il principio rimane. Quando la stessa informazione viene digitata, trasferita o ricostruita più volte, aumenta il numero dei punti nei quali può nascere una discrepanza. Un gestionale negozio integrato cerca quindi di eliminare soprattutto questo passaggio intermedio: la vendita deve diventare automaticamente anche un movimento di magazzino; il carico della merce deve modificare le quantità disponibili; un reso deve rientrare nel flusso informativo senza richiedere una ricostruzione successiva.

Dalla giacenza al cliente: perché la sincronizzazione riguarda più del magazzino

Ridurre il tema alla precisione dell'inventario sarebbe tuttavia limitante. In un negozio moderno il prodotto mette in comunicazione molte aree dell'attività. Ha un'anagrafica, un prezzo, eventualmente varianti come taglia o colore, può appartenere a una promozione, essere acquistato da determinati clienti, provenire da uno specifico fornitore e, in alcune categorie merceologiche, richiedere la tracciabilità di seriali, lotti o scadenze. Una gestione integrata serve a evitare che ciascuna di queste informazioni sviluppi una propria versione del prodotto.

È una differenza che diventa evidente durante le operazioni quotidiane. Se un cliente restituisce un articolo, il negozio non deve semplicemente gestire l'aspetto economico del reso: occorre sapere se quel pezzo torna disponibile e in quale sede. Se una promozione riguarda un determinato gruppo di prodotti, prezzi e condizioni devono essere riconosciuti nel momento della vendita. Se la quantità di un articolo scende sotto una soglia considerata critica, il dato utile non è soltanto sapere che “ne sono rimasti tre”, ma mettere quella situazione in relazione con acquisti e riordini.

La complessità aumenta ulteriormente con più punti vendita. Dieci unità complessivamente disponibili possono significare situazioni operative molto differenti se nove si trovano in una sede e una nell'altra. Occorre distinguere giacenza complessiva, disponibilità per negozio e merce eventualmente in trasferimento. La ricerca applicata all'inventory management omnicanale studia proprio la distribuzione dello stock tra negozi e magazzini quando la stessa domanda può arrivare da canali e luoghi differenti.

L'e-commerce aggiunge un ulteriore livello. Vendita fisica e vendita online possono competere per la stessa unità disponibile. Una quantità pubblicata sul sito non dovrebbe quindi essere un'informazione aggiornata periodicamente senza relazione con ciò che avviene alla cassa. IBM, affrontando i modelli omnicanale come il ritiro in negozio, sottolinea proprio la necessità di una visibilità dell'inventario in tempo reale: accettare un ordine online per un prodotto che nel frattempo è stato venduto fisicamente significa avere due canali commerciali efficienti presi separatamente, ma incapaci di comunicare tra loro.

È questo il passaggio dalla multicanalità alla vera vendita omnicanale: non consiste semplicemente nell'aggiungere un sito a un negozio, ma nel far lavorare i canali sulla stessa disponibilità, sulle stesse informazioni di prodotto e su processi coerenti.

Bman e il negozio gestito come un unico flusso operativo

Bman è il software gestionale per negozi che parte precisamente da questa esigenza di collegamento. Viene proposto come piattaforma cloud nella quale gestione magazzino, vendita, punto cassa, clienti ed e-commerce fanno parte dello stesso ambiente. Nella l'elemento rilevante, dal punto di vista operativo, è quindi meno il numero delle funzioni disponibili che il rapporto che si crea tra di esse.

Alla vendita al banco, per esempio, Bman associa direttamente il movimento delle giacenze. Il punto cassa può essere utilizzato da computer o tablet e può collegarsi a registratori fiscali, stampanti termiche e POS; l'inserimento dei prodotti può avvenire anche attraverso barcode. La conseguenza gestionale è che ciò che viene registrato come vendita non deve essere successivamente ricopiato nel magazzino: secondo quanto dichiarato da Bman, ogni vendita al banco aggiorna automaticamente le giacenze.

Questa relazione diventa particolarmente utile con cataloghi articolati. Bman consente di creare anagrafiche con varianti e di gestire SKU, seriali, lotti di produzione e scadenze. Nella gestione di un negozio di abbigliamento, per esempio, sapere che esistono cinque pezzi di uno stesso modello è meno significativo che conoscere disponibilità per taglia e colore. Per prodotti tecnologici può invece servire identificare una determinata matricola; in altre categorie diventano rilevanti lotto e scadenza. La struttura dell'anagrafica, in altre parole, influenza direttamente l'attendibilità dell'inventario.

Anche il problema del riordino viene collegato alle giacenze anziché trattato come attività autonoma. Bman dichiara la possibilità di definire soglie di sottoscorta per gli articoli, ricevere avvisi e generare ordini ai fornitori. È previsto inoltre il collegamento tra ordini cliente e ordini di acquisto: se un articolo ordinato non è disponibile, il sistema può riservarlo e generare il relativo riordino al fornitore.

Queste funzioni acquistano senso proprio alla luce della frammentazione descritta in precedenza. Un alert di sottoscorta è affidabile soltanto quanto il dato dal quale parte. Se le vendite al banco non sono ancora state riportate nell'inventario, automatizzare il riordino significa automatizzare una decisione basata su informazioni incomplete. L'integrazione precede quindi l'automazione: prima occorre avere un dato comune, poi quel dato può essere utilizzato per semplificare altre operazioni.

Più sedi, clienti ed e-commerce: quando il dato deve seguire la vendita

Lo stesso criterio interessa i negozi con più sedi. Bman dichiara la possibilità di controllare più magazzini, verificare le giacenze dei singoli articoli nei diversi depositi ed effettuare movimentazioni di merce tra di essi. Nelle soluzioni destinate alle catene e ai negozi di abbigliamento viene inoltre indicata la disponibilità delle giacenze per sede e la possibilità di osservare le vendite aggregate oppure per singolo punto vendita.

Qui emerge uno degli aspetti più concreti di un software gestionale per negozi centralizzato. Con più punti vendita non basta conoscere la quantità totale posseduta dall'azienda: serve sapere dove si trova fisicamente il prodotto. Anche un trasferimento tra sedi diventa quindi un'informazione gestionale, perché per un certo periodo la merce potrebbe non essere disponibile né nello scaffale di partenza né ancora in quello di destinazione.

La gestione clienti segue una logica analoga. Bman comprende anagrafiche clienti e strumenti di fidelizzazione; dal punto cassa possono essere riconosciute fidelity card, assegnati punti e applicati coupon o sconti. Sono dichiarati anche buoni regalo e buoni di reso. La piattaforma mette inoltre in relazione l'anagrafica con lo storico degli acquisti e, in alcune configurazioni descritte dal produttore, con comunicazioni tramite email o SMS.

È un passaggio importante perché anche la gestione clienti soffre quando rimane separata dalla transazione. Una raccolta punti compilata in un sistema autonomo o uno storico acquisti incompleto richiedono riconciliazioni che sottraggono valore proprio alle informazioni che dovrebbero rendere più utile la relazione con il cliente.

L'integrazione più delicata rimane però quella con la vendita online. Bman dichiara connettori nativi verso WooCommerce, Shopify e PrestaShop e la possibilità di sincronizzare prodotti, ordini e clienti. La documentazione del prodotto indica una sincronizzazione dal gestionale verso l'e-commerce per articoli, descrizioni, immagini, prezzi, giacenze e promozioni, mentre ordini, clienti e pagamenti possono rientrare dall'e-commerce nel gestionale. È inoltre possibile scegliere quali prodotti pubblicare e utilizzare listini differenti per canale.